2010年9月7日 星期二

關於開會這檔事...

 


 

剛剛大約八點多,推了一則在常用的微網誌上「今天又是魔鬼開會日,一直到現在才好好坐在位子上辦公

 

結果一位朋友回我「我們(公司)還在開

 

坦白說,我不愛開會,但是也了解開會實在是企業的〝必要之惡〞

 

開會的確很花時間、在會議中除了議程之外無法有其他的額外產出、規劃不良的會議也許浪費大多數與會者的時間如果要數落開會的壞處,大概講幾個小時也講不完。

 

不過開會的確也有它必要的地方,畢竟在面對面討論時口語傳播的溝通效果,以及從表情與肢體所隱含的意義與情緒所解讀出的訊息,及眾人討論激盪所產生的靈光一閃,以及充分溝通之後達成的確切共識這一切也都不是透過電話、電子郵件、即時通訊等可以達到的效果。

 

就像電影「型男飛行日誌」裡,男主角喬治克隆尼擔任的「解雇專家」,就必須透過實際面對面互動,解讀出對方的想法並且適切的做出反應。這樣的互動效果甚至連視訊會議都沒辦法取代。

 

雖然我不愛開會,但我的工作卻讓我經常需要開會,雖然公司在每間會議室都貼了「會議守則」,也讓我們去上了「如何有效開會」的課程,但是坦白說,我大多忘了老師講了什麼,我的〝開會術〞通常只依循兩個原則

 

1.       既然不可避免要進來開會了,盡可能認真聽會議的進行,因為也許有些重要的資訊或情報很有用。即便沒有,至少透過觀察與聆聽可以對與會者的思維模式或個性有更深的認識,有利於日後與對方的互動。

2.       既然不可避免參與了會議,務必對於議題不要吝於貢獻自己的想法與意見,並且持續針對與會成員的回饋做適切的回應,盡可能讓自己坐在會議室的時間產生價值。

 

坦白說,保持高度注意力參與會議的確是很耗費精神的,但為了不要浪費時間再開一次,也只能辛苦點了。

 

雖然開會是企業的〝必要之惡〞,不過Intel的創辦人安迪葛洛夫在他的書《葛洛夫給經理人的第一課》裡有提醒想要召開會議的人想想會議的成本=與會者的時薪總和 × 會議時數。葛洛夫這麼比喻一般企業也許對於$3,000以上的費用支出就需要層層稽核,但是卻放任組織內任何一個人召開一場價值數萬元的會議卻無需經過任何人核准,這是頗為荒謬的事。我個人覺得這段話固然值得每一個工作者思考,但最需要放在心上也許是老闆通常老闆才是那個常召開大堆頭會議卻沒有思考成本的元兇啊 :P

 

 

4 則留言:

  1. 嗯!說得好呀! :D

    在您的格裡潛水許久,今天終於浮出水面 :P

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  2. 沒錯 ~
    當我跟客戶說 : "開會" 也得收費時, 有些沒Sense的會講 : 你又沒在工作~ 我都會說明 : 我只是沒拿相機拍照, 可不是沒 "在工作" ! 開會要 "時間成本", Time is Money!! (然後露出很愛錢的笑容 ;;) ) 開會要聽一堆廢話比拍照還累...... 如果他再聽不懂, 浪費大家時間又不給錢, 那只好不接他的案子啦......   :D

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    1. 很久以前我在設計公司當企劃文案時,雖然業務總監面對客戶時也很堅持「開會也是工作」,但總是有客戶覺得“說說話哪算是在工作“而經常想找我們過去開沒什麼必要的會,但又不願意計算在我們的工作項目裡...

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