2010年11月5日 星期五

有關開會

 


 

這個星期幾乎都在會議中度過。

 

但是有趣的是,我是一個極不愛開會的人,我覺得除了每週一次的例行工作進度會議,以及具有學習目的的會議之外,最好盡量少開會。

 

為什麼?很簡單,因為大部分的會議是為了「集體決策」或「分散責任」而開的,但我覺得都可以以一對一的討論以及好的授權制度來取代。

 

也許這樣的想法有點偏頗,主要是因為我相信凡事本來就不會只有一兩種角度與方法,但是把一堆人的想法加在一起也並不會產生出完美的解法。如果是要交換意見或資訊,可以用簡單的討論方式一對一進行。而只要權責清楚,該負責的人需要自己找出最佳方案與承擔最後結果,不會因為找了一堆人來討論,就可以分擔責任。

 

當然,我知道在越大的組織裡這樣的想法越難實現,因為分工太細,每個部門與工作者各有負責的範圍與專長,所以要有〝通才〞可以十八般武藝樣樣精通不太容易,但是我還是覺得既然〝術業有專攻〞,交給最懂的人來負責就好,只要確定期初的任務簡報與交辦過程夠清楚,進行中彼此的溝通不會斷,有疑問主動提出,真的不需要每次都是十個八個人坐下來開會,而中間一大段時間只是其中兩三個人在交換資訊或意見,其他人也許暫時沒事,也許發呆或者盯著眼前的Notebook自顧自忙。

 

(好啦,我知道以上有點偏激的意見應該是這星期會開太多的後遺症)

 

咦?你問我那我開會時都在做什麼?我幾乎不帶Notebook進會議室的,因為既然都已經必須進去開會了,除了會議的資料或者我需要簡報外,我覺得筆記本(現在則是iPad)是我唯一要帶的,因為我的任務會是專心參與會議提供意見,以及記下我需要完成的事項以及重要、有用的資訊。所以開會時我很專心聽,也很不怕發言。(不知道這是不是我的會議因此特別多的原因)

 

我想如果真的要盡可能減少會議這〝組織內必要之惡〞對我的影響,也許只能期望有一天離開組織之後才能做到吧。

 

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昨天在部落格裡提到想不到要寫什麼題目,結果一位朋友海豚先生留言「老查,我手上題目不少,下次缺題目,pu出來,我或許可以幫個小忙 :P」,在此也公開徵求各位朋友可以在回應裡提供「你覺得老查可以寫/應該寫的題目」,我會盡量試試看

 

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